Habitualmente rondan cientos de cosas por nuestra cabeza. Estas generan un gran ruido que impiden que empleemos nuestras habilidades para generar ideas o bien las desarrollemos. Este proceso de rumiación mental suele acontecer en la mayoría de los casos porque no aclaramos cual es el resultado que deseamos acerca de esos asuntos que nos rondan la cabeza. Por mucho que deseemos no podemos engañar a nuestra mente. Esta sabe perfectamente cuando hemos o no aclarado las cosas y mientras no lo hagamos seguirá en constante estado de perturbación, hecho que impedirá que avancemos hacia la consecución de resultados. Este hecho puede llevarnos en muchas ocasiones a lo que se conoce por parálisis por excesivo análisis.

La solución a este situación es sencilla, sacar de la mente aquello que nos perturba, decidir cual es el resultado que deseamos, definir la próxima acción y anotar de forma concreta el recordatorio de ambas cosas.

El secreto de éxito en este proceso radica en transformar las cosas, ideas o pensamientos en acciones. No podemos hacer cosas, no podemos hacer ideas, no podemos hacer pensamientos. Sólo podemos llevar a cabo acciones. Cualquier cosas que entre en nuestro entorno psicológico o físico ha de transformarse en algo accionable. Mientras sigan siendo cosas, no podremos establecer ningún nivel de control sobre ellas. En gran medida uno de los grandes problemas que presentan las listas de asuntos pendientes es que precisamente contienen elementos no transformados en acciones. Suelen aparecer cosas como, hacerme una limpieza dental, terminar el informe trimestral o pasar más tiempo con mi familia. Estos elementos no pueden llevarse a cabo de forma directa, han de ser transformados, de lo contrario no podremos tener control dando pie al aumento del estrés y de la sensación de improductividad.

Vivimos en un entorno en el que existe un constante exceso de significados y es por ello que tenemos la obligación de definir y aclarar que significan las cosas para nosotros, centrarnos en lo que realmente capta nuestra atención y definir el trabajo de forma correcta.

El proceso de transformación requiere en primer lugar agrupar todas aquellas cosas sobre las que tengamos que reflexionar, capturar y si queremos que nuestros esfuerzos respecto a nuestra productividad tenga éxito, pensar sobre ellas, es decir, procesar. No podemos organizar en nuestro sistema directamente aquello tal y como entra. Lo único que realmente podemos hacer es recopilarlo y luego transformarlo en elementos accionables y organizables, es decir, procesarlos.

Trasformar una cosa supone en si analizar exactamente de que se trata y analizar de forma concreta si requiere de algún tipo de acción. Una vez tomada la decisión procederemos en caso afirmativo a llevar a cabo la acción en caso de poderlo hacerla en menos de dos minutos, delegarla o bien posponerla y en caso negativo, olvidarla para siempre, incubarla o bien archivarla como elemento recuperable para un futuro próximo. Es justo en este proceso de transformación cuando identificaremos también si lo que nos ha llamado la atención consiste en algo simple o en algo más complejo, es decir, si lo capturado responde a algún resultado que deseemos alcanzar, lo cual en GTD se denomina proyecto.

Uno de los principales errores a la hora de aplicar la metodología GTD es el no transformar las cosas previo a organizarlas dentro de un sistema fiable. De nada sirve tener un sistema perfectamente definido y funcional si no aclaras previamente que significado tienes las cosas para ti, así es que no lo olvides: antes de organizar, transforma tus pensamientos capturados y transfórmalos en elementos accionables.