Los proyectos son una parte fundamental en GTD. Aprender a identificarlos y gestionarlos de forma eficiente resulta de vital importancia para mejorar tu productividad. A continuación tienes una breve lista de los seis errores más comunes que se suelen cometer en la gestión de resultados con GTD.
Identificarlos de forma incorrecta al procesar tus bandejas de entrada
Para identificar un proyecto al procesar un elemento de tu bandeja de entrada, has de responder de forma clara, tras decidir que requiere acción, a la pregunta ¿una acción o más de una? Si la respuesta es más de una, te encuentras claramente ante un proyecto. Esta identificación en ocasiones suele generar confusión. Imagina por ejemplo que tienes que imprimir un formulario y enviarlo por fax. Si en tu oficina cuentas con ambas herramientas, impresora y fax, te encontrarías ante una acción aislada de más de un paso que podrías hacer en el contexto @oficina. Ahora bien, si tuvieses sólo una impresora sin fax, te encontrarías ante un proyecto, dado que el resultado requeriría de dos acciones, la primera imprimir el formulario en el contexto @oficina y la segunda enviar el formulario por fax por ejemplo en el contexto @recados.
No identificar de forma clara el resultado que persigues
La denominación del proyecto surge de la respusta a la pregunta ¿qué tiene que pasar para poder tachar el resultado? Imagina por ejemplo que quieres comprarte un teléfono nuevo. La tendencia normal sería anotar, comprar un nuevo teléfono, pero si respondes a la pregunta anterior de forma más concreta, seguramente responderás alguna frase como ésta, que esté disfrutando de mi nuevo teléfono. Pues bien, ya lo tienes, ése es el resultado, el cual debes anotar en tu lista de proyectos. Los proyectos deben nombrarse como alcanzados, usando verbos en participio o en gerundio.
Mezclar acciones con siguientes acciones
La diferencia que existe entre una acción y una siguiente acción es que la acción no puede llevarse a cabo hasta que se complete una o varias acciones anteriores. Este hecho suele darse normalmente cuando existe secuencialidad entre las acciones de un proyecto. En la parte activa de tu sistema sólo deberás ver las siguientes acciones del proyecto. El resto deberá guardarse en el material de apoyo. Este error suele cometerse normalmente bien por desconocimiento de los concepto de acción y siguiente acción, o bien por tratar de adaptar la herramienta a la metodología.
Usar fechas para los proyectos
Como decía en un post anterior, los proyectos en GTD no tienen fecha. Un resultado se alcanza cuando se completa la última acción del proyecto. Si el resultado que tienes que alcanzar tiene fecha de entrega, piensa cuál es el último paso que has de dar y organízalo en tu calendario. La priorización natural que se da en GTD mediante la revisión, te llevará sin duda a terminar mucho antes de lo previsto y por tanto cumpliendo la fecha de entrega.
No usar la planificación natural
Por suerte la gran mayoría de proyectos en GTD no van a requerir prácticamente planificación, dado que su definición quedará reducida a la identificación de una breve secuencia de acciones. En ocasiones tendremos que afrontar proyectos de cierta envergadura que sí van a necesitar de algo más de claridad. En ese caso la planificación natural es la clave. Definir el propósito, la visión, hacer una lluvia de ideas, organizar el contenido y decidir cuál es la siguiente acción son los pasos que te llevarán al éxito.
No revisarlos a fondo de forma periódica
La clave para el éxito en la gestión de los resultados con GTD es la revisión. GTD es una metodología de mínimos. En el caso de los proyectos, plantea al menos una revisión a fondo durante la revisión semanal. Esta revisión implica pasar por cada uno de tus proyectos y verificar el estado en el que se encuentran, para ir avanzando en su definición, y de esta forma permitir el avance de forma realista. Como dice David Allen, para más claridad mira desde más arriba. Así es que si necesitas revisar tus proyectos más a menudo, hazlo y ganarás sensación de control.