Enfrentarse a una bandeja de entrada para dejarla completamente vacía implica desencadenar un proceso de pensamiento con cada elemento, que debe culminar en una decisión sobre nuestro compromiso de forma expresa.

Nuestro cerebro funciona de forma sistémica. En cada proceso que pone en marcha intervienen los distintos sistemas de pensamiento a través de multitud de conexiones neuronales entre los tres cerebros: el racional, el emocional y reptiliano. El caso de Phineas Gage puso de manifiesto este hecho a finales del siglo XIX.

Como no podía ser menos, cuando hablamos de tomar decisiones, las emociones juegan un papel predominante. De hecho, es el sistema caliente el que en primer lugar evalúa, saca conclusiones y pide e incluso presiona al sistema frío para que trate de justificar la decisión tomada. En la mayor parte de los casos, el sistema caliente no cuenta con suficiente información como para que el sistema frío justifique debidamente la decisión.

Este proceso natural se traduce en un serio problema para nuestra efectividad, ya que nuestras decisiones pasan a ser en mayor medida caprichosas en lugar de objetivas. Para tomar buenas decisiones necesitas buena información.

Una de las características que definen al trabajo del conocimiento es que siempre habrá mucho más trabajo que tiempo para hacerlo. La principal consecuencia de este hecho es que, sí o sí se tendrán que quedar cosas sin hacer, por lo que la mayor parte del tiempo estaremos no haciendo. Cuanto antes interioricemos que vivimos en esta realidad, antes comenzaremos a experimentar mejoras en nuestro bienestar.

Sin embargo, el comportamiento habitual de las personas es decir sí a todo. ¿Qué sentido tiene esta tendencia cuando sabemos que será imposible cumplir con todos los compromisos que aceptamos? Cuando decimos sí a todo, estás diciendo no a lo que realmente aportará valor.

Decir sí a todo es un claro síntoma de falta de control, que nos conduce, gracias a la hegemonía del sistema caliente, al exceso de voluntarismo o wishful thinking, que como comenta José Miguel Bolívar no es más que confundir los deseos con la realidad.

La clave para solucionar este problema es invertir la respuesta por defecto que solemos dar a la hora de comprometernos con algo. En lugar de responder «sí» de entrada, responder «no». Se trata de un «no» asertivo, un no temporal. De esta forma pasaremos de pensar en caliente a pensar para aporta valor.

Partiendo del «no» en lugar del «sí», daremos pie a que nuestro sistema frío pueda tomar la mejor decisión posible, basándose en criterios objetivos en lugar de deseos.

En este sentido, OPTIMA3®, la metodología de efectividad que usamos en OPTIMA LAB, nos ofrece tres criterios sencillos para validar que el «no» que acabamos de adoptar es real.

¿Tengo que hacer algo con ello antes de una fecha objetiva?

Una fecha objetiva es una fecha real, es decir, no inventada, cuyo incumplimiento trae consigo aparejadas consecuencias indeseables.

Las fechas objetivas suelen venir impuestas por terceras personas o plazos legales. Suelen ser difíciles o imposibles de negociar y además caducar, es decir, que si no hacemos algo antes o en la fecha establecida, ya no podremos hacer nada, bien porque la posibilidad de ejecución habrá dejado de existir, o bien, porque ya no tendrá sentido.

¿Si no hago nada con ello en los próximos 7 días, puede tener consecuencias indeseables para mí?

Las consecuencias indeseables pueden ser diversas. Por ejemplo, la pérdida de credibilidad y confianza debido al incumplimiento de compromisos con terceras personas, el incurrimiento en faltas, sanciones e incluso delitos, según el caso o bien el resentimiento o desequilibrio respecto a cualquiera de nuestras áreas de atención.

¿Tengo un compromiso firme de hacer algo con ello en los próximos 7 días?

Firme implica que pase lo que pase, lo llevaremos a cabo en los próximos 7 días. En este sentido, lo recomendable es cerciorarse al cien por cien de que esto es posible, ya que de lo contrario acabaremos incumpliendo.

Si todas las respuestas a estas preguntas son «no» significa que tu respuesta de partida es real, por lo que no tiene sentido comprometerse. Por el contrario, si alguna de las respuestas es «sí» significa que tu respuesta de partida no es real y tu compromiso será afirmativo.

El plazo de 7 días establecido en estos criterios obedece a que es un marco temporal razonable, tanto para poder llevar a cabo los compromisos reales adquiridos como para revisar de nuevo nuestro sistema para mantener la fiabilidad del mismo. Es precisamente la revisión regular de nuestro sistema lo que nos permitirá estar por encima del agua.

Mi experiencia de uso con estos criterios es, que conforme vas aprendiendo a decir «no» a cada una de estas preguntas, vas eliminado la tendencia natural a decir «sí» de forma impulsiva desde el inicio del proceso.

Para terminar, comentar que estos tres criterios son perfectamente compatibles con GTD®, ya que David Allen no entra en detalle de forma concreta en estos aspectos. Tan sólo hace referencia a la recomendación de usar solo fechas reales en el calendario, con el objeto de no restar confiabilidad a dicha herramienta.Partir del «no» nos permitirá atenuar nuestro sistema caliente de forma consciente y controlada, pudiendo enfocarnos de esta manera en aquello que aportará más valor en lugar de lo deseable. Así es que ya sabes, la efectividad comienza diciendo NO.