Según David Allen, la mayor parte del estrés que padecemos procede de la incorrecta administración de los compromisos que tenemos o aceptamos. Con este segundo paso del flujo de trabajo según GTD, llega la hora de comprometerse con todo aquello que hemos permitido entre dentro de nuestro entorno personal y que por supuesto hemos capturado previamente. Se trata pues de PROCESAR cada uno de los elementos que hemos depositado dentro de nuestra bandejas de entrada para decidir que haremos con cada uno de ellos. El concepto es sencillo, no podemos organizar lo que entra directamente en nuestra mente por lo que primero deberemos capturarlo y posteriormente procesarlo.
Una vez que hayamos vaciado nuestras bandejas de entrada, es decir, cuando hayamos procesado todo su contenido, habremos conseguido eliminar todo aquello que no necesitamos para nada, completar todas las acciones que requieren menos de dos minutos, delegar a terceras personas todo aquello que no debemos hacer nosotros por el motivo que sea e identificar cualquier compromiso de mayor envergadura que nos haya surgido, basándonos siempre en la información disponible que tenemos.
El proceso es sencillo y cuando se práctica como un hábito es realmente automático.
En primer lugar tomaremos el elemento que nos aparece en la parte superior de la bandeja de entrada, en el caso de que sea analógica, o bien el último elemento capturado, en el caso de que se trate de una bandeja de entrada digital y nos haremos la siguiente pregunta:
¿Que es esto, requiere de algún tipo de acción por mi parte?
Ante esta pregunta solo caben dos respuestas posibles SI o NO. En el caso de que la respuesta sea negativa, nos pueden surgir las siguientes posibilidades, bien que no nos sirva para nada, con lo que deberá acabar directamente en la basura. Que nos pueda servir en un futuro para lleva a cabo algún tipo de acción, por lo que lo más razonable es proceder a su archivo en nuestro sistema de referencia. Y por último, puede ser que deseemos incubar el elemento en cuestión, dado que en este mismo momento no podemos hacer nada con el, pero si probablemente en un futuro cercano. Para ello usaremos una herramienta llamada la lista Algún día, tal vez, la cual veremos en una futura entrada.
En caso de haber obtenido una respuesta afirmativa, procederemos a responder a la siguiente pregunta:
¿Cual es la acción siguiente que debo tomar para que se lleve a cabo?
Es en este momento, cuando podemos identificar si nos encontramos ante lo que en GTD se conoce como un proyecto o bien una simple acción. Decimos que estamos ante un proyecto, cuando para llevarlo a cabo se precisa de más de una acción. En caso de tratarse de un proyecto, el siguiente paso sería planificarlo para así poder averiguar cuales son los primeros pasos que deberíamos dar para que dicho proyecto avance. En el caso de encontrarnos ante una acción simple, procederíamos a responder a la siguiente pregunta:
¿Nos llevaría menos de dos minutos hacerla?
En caso afirmativo, procederemos directamente a llevar a cabo la acción. Y en caso negativo, lo único que podremos hacer será, Delegarla o bien Posponerla.
A modo de guía y para realizar el proceso de forma eficiente, existen tres reglas que deberemos cumplir a rajatabla. Deberemos siempre procesar en primer lugar lo que se encuentra en la parte de arriba de la bandeja de entrada, es decir, empezar por lo último que ha entrado hasta llegar al final. Procesar los elementos de uno en uno y por último tener claro que lo que sale de la bandeja ya nunca regresará a ella jamás.
PROCESAR, no significa tener que hacer, simplemente se trata de aclarar nuestro nivel de compromiso con las cosas que hemos capturado y por consiguiente decidir que podemos hacer al respecto para dar cumplimiento a dicho compromiso adquirido. Lo que conseguimos realmente es, transformar las cosas para que se puedan hacer posteriormente.