Por fin hemos llegado al último paso que nos permite controlar el flujo de trabajo. Realmente este es uno de los pasos que pone de manifiesto la potencialidad de la metodología GTD. Llegados a este momento tenemos que comenzar a tomar decisiones sobre que cosas hacer o no hacer. Normalmente este hecho nos crea muchos problemas, pero una vez que hemos generado conciencia y responsabilidad personal, resulta coser y cantar. De alguna forma hay que dar, según David Allen, paso a la intuición personal. Tradicionalmente solemos dar más peso a la razón que a la intuición , pero investigaciones recientes indican que la mayoría de las veces es más razonable guiarse por esta última a la hora de tomar ciertas decisiones.

Para ello, GTD ofrece tres modelos para determinar cuales son nuestras mejores opciones en cada momento:

Por un lado el modelo de cuatro criterios para escoger acciones en un momento concreto. Este modelo se basa en que para elegir una acción a llevar a cabo deberemos filtras las posibilidades según los siguientes cuatro criterios de forma ordenada:

• Que nos encontremos en el contexto adecuado. David Allen define contexto como la situación, herramienta o persona que se necesita para llevar a cabo alguna acción.
• Que dispongamos de tiempo suficiente para llevarla acabo la acción.
• Que dispongamos de energía suficiente.
• Que establezcamos prioridades. De entre todas las acciones posibles después de filtra por los criterios anteriores, ¿cual es la que tiene mayor prioridad?.

Por otro lado GTD plantea el modelo triple para evaluar el trabajo diario. Este modelo nos ayudará a tomar decisiones respecto a que hacer durante nuestra jornada diaria de forma general, de modo que podremos hacer:

• El trabajo predefinido, es decir el que este en nuestras listas ya organizado.
• Definir el trabajo, es decir, procesar y organizar nuestras nuevas entradas.
• Realizar el trabajo ad-hoc, es decir hacer el trabajo tal y como nos llega a nuestro entorno.

Y por último, el modelo de seis niveles para revisar nuestro propio trabajo que se corresponde con el nivel vertical o el entorno de perspectiva que plantea la metodología. Se trata de priorizar en función de los siguientes niveles:

• 0.000 m de altitud. La pista de aterrizaje.
• 3.000 m de altitud. Proyectos actuales.
• 6.000 m de altitud. Áreas de responsabilidad.
• 9.000 m de altitud. Objetivos a corto plazo.
• 12.000 m de altitud. Visión.
• 15.000 m de altitud. Propósitos y principios.

Recuerda, siempre eres tu el que ha de determina en cada momento lo que has de hacer. Simplemente has de seguir estos tres modelos  con objeto de no perder el rumbo y por consiguiente no mermar tu productividad.

En las próximas entradas dedicadas a esta serie de introducción a GTD, explicaré de forma concreta como funcionan cada uno de estos modelos.