Si nos detenemos un breve momento y observamos lo que ocurre a nuestro alrededor, no hay que ser muy inteligente para darse cuenta que las personas cada vez sufrimos más estrés. Las pérdidas de control son constantes y la capacidad de concentración cada vez es menor. Para darnos cuenta de esto tan sólo serviría con grabar alguna de las conversaciones que mantenemos durante el día con cualquier persona. Salidas de tono, falta de compromiso, quejas, el famoso no tengo tiempo …
Por el contrario aun siendo conscientes que esto sigue ocurriendo y sobre todo va en aumento, las personas aun sentimos la necesidad de recuperar el equilibrio perdido. Realmente lo que deseamos es disponer de más libertad y menos trabajo siendo de forma simultánea capaces de lidiar con la incertidumbre instalada de forma clara en nuestra sociedad y en entornos cada vez cambiantes. Sentimos la necesidad de autogestionarnos, de entender lo que significan realmente las cosas que nos rodean y por supuesto como interactuar con ellas.
En una ocasión le preguntaban a David Allen ¿Qué hay de nuevo en el mundo de la tecnología, la comunicación y la información que está causando tanto estrés? Su respuesta fue clara. No hay nada nuevo, salvo que todo es nuevo más a menudo. El cambio siempre ofrece resistencia a la vez que genera convulsión en nuestro interior, dado que nuestro mundo esta diseñado para conservar la constancia. Esta afirmación resulta curiosa dado que simplemente habría que observar como funciona la naturaleza para darse cuenta que el cambio es lo normal. Un simple dato, la totalidad de las células de nuestro cuerpo se renuevan al menos 7 veces durante nuestra vida, así es que en mi caso estoy aproximadamente en la cuarta renovación, me siento diferente.
Uno de los muchos aspectos a tener en cuenta respecto a los cambios, es el espacio que ocupan. En ocasiones queremos incorporar cosas a nuestra vida en la cual no tienen cabida. Cualquier cambio hemos de integrarlo de forma previa y para ello hace falta hacerle sitio. Resulta curioso e incluso irónico como el hecho de incorporar cambios positivos puedan implicar presión, incomodidad y sobre todo estrés. Los cambios precisan pues de la necesidad de calibrar nuestra imagen y nuestra relación interior ya que de alguna forma produce fricción en nuestras estructuras internas y como no en nuestras pautas y formas de actuar conocidas. Todo lo maravilloso sucede fuera de la zona de confort.
Pero claro, en un entorno como el actual en el que tan sólo en un día podemos recibir tantos inputs como nuestros padres en todo un mes o incluso meses, todo es diferente. Este hecho hace que debamos calibrar nuestra vida más menudo de lo que lo hacían nuestro ancestros con objeto de poder relacionarnos de forma mas positiva con el entorno y por consiguiente no vivir inmerso en la sensación de estar constantemente ahogándonos. Lo que ocurre hoy en día es que vivimos sometidos a una sobrecarga de significados potenciales en lugar de información. Este es el verdadero origen del estrés.
De la era industrial hemos heredado la tendencia hacia pensar que hemos de gestionar el tiempo. Este recurso es limitado y simplemente nos acompaña durante toda nuestra vida, desde el principio hasta el fin. Como le he escuchado decir en multitud de ocasiones a Jeroen Sangers, la gestión del tiempo se hace en el gimnasio. ¿Razonable, verdad? Yo añado que también resulta útil para gestiona el tiempo, prestar atención a con que llenamos la nevera. Si nos cuidamos bien, conseguiremos estirar dicho recurso tan limitado.
El tiempo es precisamente lo que de alguna forma nos invita a tomar conciencia de que tenemos ciertas limitaciones y que por ello hemos de ser eficientes y optimizar bien nuestros recursos. ¿Y si no podemos gestionar el tiempo que si podemos gestionar? Nuestro enfoque, es decir nuestra atención y todos nuestros compromisos. El éxito a la hora de controlar nuestro estrés radica en nuestra capacidad de aplicar técnicas de pensamiento que sean realmente efectivas. GTD en su conjunto proporciona herramientas y técnicas para poder desarrollar este tipo de pensamientos, siendo además fácil de aprender dado que al fin y al cabo lo que hace es activar tu intuición.
El desconocimiento del «para qué debemos desarrollar ciertos comportamientos para ser efectivos» aumenta enormemente la probabilidad de fracaso. Si además se pretenden convertir dichos comportamientos en hábitos, el fracaso queda totalmente garantizado. Conocer el funcionamiento de nuestro cerebro resulta necesario para comprender realmente cuál es el propósito de desarrollar ciertos hábitos, porque de ello depende vencer la batalla a los juicios e interpretaciones que sin duda te alejarán del camino hacia la efectividad.
La mayor parte del tiempo el cerebro permanece en modo divagación. Es su «default mode». Este modo forma parte de la dinámica natural de su funcionamiento, tendente siempre al control y a la certidumbre con el fin de garantizar su supervivencia. Cuando el cerebro divaga, genera pensamientos de forma automática, centrados en el pasado o en el futuro, tratando de dar solución a las relaciones que establece con ellos, y llevándonos en última instancia a desperdiciar el recurso más valioso que poseemos, nuestra atención. Esto nos hace perder el foco constantemente e incluso desencadenar los mecanismos de alerta que pueden, y de hecho lo hacen a menudo, llevarnos a situaciones de ansiedad o estrés.
El cerebro funciona por su cuenta, por eso es imposible dejar de pensar. ¿Cuántas veces estás trabajando en las conclusiones de un informe que has de acabar y sin darte cuenta tu mente se evade hacia otro lugar haciéndote perder la atención? ¿Cuántas veces estás preparando esa cena para la familia y comienzas a darle vueltas a un problema que tienes en la oficina? Tranquil@, esto es absolutamente normal. Como afirma Daniel Goleman, la mente es errante.
Al margen del continuo estado de divagación en el que solemos permanecer, también hacemos un uso inadecuado del resto de recursos que nos provee nuestro cerebro, como por ejemplo el de la memoria.
El principal cambio que propone David Allen en GTD® respecto a lo que se venía haciendo, es el de la necesidad de vaciar la mente. En el trabajo del conocimiento, la eficiencia es directamente proporcional a la atención que prestas en cada momento. En este sentido, mantener la mente vacía de forma constante resulta crucial, ya que una mente vacía no te molesta de forma aleatoria, permitiéndote en cada momento, como comenta José Miguel Bolívar, «estar a lo que estás».
¿Cómo conseguir estar a lo que se está en cada momento? Sencillamente acorralando todo aquello que llama tu atención y depositándolo en un contenedor de carácter temporal conocido con el nombre de bandeja de entrada. A este comportamiento se le conoce con el nombre de capturar o recopilar. Desarrollando este hábito evitarás que tu cerebro entre en «default mode» de forma automática, consiguiendo mantener el foco sobre lo que tienes entre manos en cada momento.
¿Te has ido en alguna ocasión a la cama y no podías dormir por estar dándole vueltas a algo en tu cabeza? Prueba a levantarte, coger lápiz y papel y volcar todo aquello sobre lo que andas divagando. Otra forma de entrenar la captura evitando el continuo estado de divagación es el uso de un diario. El propio David Allen habla de ello en «Haz que funcione».
Un hábito es algo que haces el 100% de las veces, si no es así, se trata de una tendencia. José Miguel Bolívar
Para que capturar se convierta en un hábito, ha de hacerse el 100% de las veces, es decir, has de capturar el 100% de las cosas que llaman tu atención. Éste es uno de los errores que suelen cometer muchas de las personas que se acercan a la metodología e incluso muchas de las que llevan tiempo usándola. No capturan el 100% de las cosas, y no lo hacen porque lo que capturan no son precisamente cosas sino tareas o trabajo. Como explica José Miguel Bolívar en su libro «Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD», capturar es un hábito totalmente aislado e independiente de otros hábitos que propone GTD® tales como el de procesar, organizar o revisar. Capturar es algo que haces en cualquier momento con el fin de gestionar de forma correcta tu atención, manteniendo además tu mente vacía. Si cuando vas a capturar algo te detienes a pensar en caliente sobre lo que tienes delante para decidir si capturarlo o no, lo que consigues sencillamente es entrar en un modo de pensamiento y análisis que podrías hacer en otro momento, dándole cancha inevitablemente a esa entrada y consiguiendo perder el foco por completo. No consigues separar el pensar del hacer.
Pensar «on the go» sobre las cosas que te llaman la atención es inversamente proporcional al número de cosas que capturas, es decir, cuanto más piensas sobre aquello que llama tu atención más resistencia generas para capturarlo.
La gran diferencia entre lo que hago yo y lo que hacen otros es que yo capturo y organizo el cien por ciento de las cosas con las herramientas objetivas que tengo a mi disposición, no con mi mente. Y eso es aplicable a todo, grande o pequeño, personal o profesional, urgente o no: a todo. David AllenExiste también una relación directa entre la creatividad y el hábito de mantener la mente vacía. Cuanto más vacías tu mente, más creatividad liberas y cuanto más creatividad liberas más inputs para capturar, así es que a pesar de lo que comenta algún que otro aprendiz de GTD®, nunca se captura demasiado.